Patoloji Modülü Özellikleri

Eski bir şartnameden

1.1. Patoloji laboratuarları için özel olarak tasarlanmış ve iş akış süreçlerine uygun olmalıdır.

14.1.2. Kliniğin yaptığı istemler patoloji kayıt sekreterliğinde görülebilmeli, örnek geldiğinde ilgili istek kabul edilip örneğe patoloji işlemi numarası verilmelidir. Patoloji servisinin gelen talebi kabul veya gerekçesi ile red etme seçenekleri olmalıdır. Histokimyasal, immünohistokimyasal, moleküler tetkiklerin kodlanabileceği bölüm olmalıdır.

14.1.3. Örnek kabul edildiğinde örnekle beraber gönderilen forma ve örneklerin bulunduğu kaplara yapıştırılmak üzere barkod basılmalıdır. Barkod üzerinde hasta adı protokol numarası, patoloji numarası bulunmalıdır.

14.1.4. Patoloji kliniğine kabul edilen örnek bir uzman hekim adına kabul edilmelidir. Daha sonra bu sorumlu uzman hekim değiştirilebilmelidir.

14.1.5. Örneğin patoloji birimine kayıt işlemi sırasında numaralandırma Sitoloji ve Biyopsi olarak iki farklı şekilde ve otomatik artan numaralar şeklinde yapılmalıdır.

14.1.6. Kayıt sırasında alınan numara sabit olmalı ve sonradan değiştirilememelidir.

14.1.7. Aynı hastadan aynı ameliyat/işlem sırasında alınan örneklere ait isteklerin hepsi tek bir numara altında kayda alınmalıdır. Frozen işlemi sırasında kaydedilen numara, daha sonra gelen ek örneklere de verilmelidir. Frozen, histokimya, immünohistokimya, immünofloresan ve moleküler çalışmalar ile iligli istek ve harcama bilgisi eklendiğinde de bu istekler örneğe ait aynı numara üzerinden yapılmalıdır.

14.1.8. Patoloji laboratuvarınca kabul edilip kaydedilen bir örneğin silinmesi mümkün olmamalı, eğer örnekle ilgili bir sorun var ve patolojik inceleme yapılamıyorsa bunun belirtileceği ve kaydedileceği bir alan olmalıdır.

14.1.9. Aynı patoloji numarası altındaki birden fazla örneğe ve tetkike ait tek bir sonuç raporu olmalıdır.

14.1.10. Patoloji raporu düzenleme ekranına örnek numarası ya da hastanın protokol numarası ile ulaşılabilmelidir.

14.1.11. Patoloji raporu düzenleme ekranında şu alanlar olmalıdır: Hastanın adı soyadı, hastane protokol numarası, spesmenin alındığı tarih, spesmenin patoloji laboratuvarına geldiği tarih, patoloji raporunun onaylandığı (sonuçlandırıldığı) tarih, gönderen doktor, gönderen klinik, klinik bilgi, frozen makroskopisi, frozen tanısı, makroskopi, mikroskopi, Tanı, Not, Ek Rapor, harcama bilgileri, bu rapor numarasına bağlı tetkiklerin isim ve kodları, patoloji kalite kontrol bilgi alanları (sitoloji-biyopsi uyumu, frozen-biyopsi uyumu).

14.1.12. Rapor düzenleme ekranında hastaya ait başka geçmiş ya da henüz onaylanmamış başka patoloji örneği varsa bunu belirten bir uyarı olmalıdır.

14.1.13. Patoloji sekreterleri, asistan hekimler ve uzman hekimler olarak 3 kullanıcı grubu tanımlanmalıdır. Patoloji sekreterleri ve asistan hekimler örneği patoloji bölümüne kabul etme, frozen, histokimya, immünohistokimya, immünofloresan ve moleküler çalışmalar ile ilgili ek harcama kaydı yapabilme ve raporun içeriğini düzenleme yetkisine sahip olmalıdır. Uzman hekimler bu yetkilere ek olarak raporun sonuçlandırılması (onaylanması) yetkisine sahip olmalıdır.

14.1.14. Patoloji uzmanları diğer uzmanlara ait raporların içeriğini ve raporu onaylayacak hekim bilgisini düzeltebilmelidir. Patoloji uzmanları sadece kendilerine ait raporları sonuçlandırabilmelidir (onaylayabilmelidir).

14.1.15. Patoloji uzmanı tarafından onaylanmış bir raporun değiştirilmesi mümkün olmamalıdır. Düzeltilmiş rapor tutanakla tespit edildikten ve patoloji idari sorumlusu bilgilendirildikten sonra yapılabilmelidir. Düzeltilmiş rapor düzenlenmesi gerektiğinde yeni raporda bu raporun düzeltilmiş bir rapor olduğu ifadesi geçmelidir. İlk rapor, tutanak ve işlemlere ait loglar saklanmalıdır.

14.1.16. Patoloji uzmanı tarafından onaylanmamış taslak raporlarının patoloji bölümündeki yetkili personel dışında diğer hekimler ve hastane personeli tarafından görülmesi mümkün olmamalıdır.

14.1.17. Patoloji raporları onaylandıktan sonra şu alanları içeren bir pdf dosya oluşturulmalı ve yazıcıdan çıktı alınabilmelidir: Hastane logosu, Hastane adı, Laboratuvar adresi ve telefon numarası, Hastanın adı soyadı, hastane protokol numarası, spesmenin alındığı tarih, spesmenin patoloji laboratuvarına geldiği tarih, patoloji raporunun onaylandığı (sonuçlandırıldığı) tarih, gönderen doktor, gönderen klinik, klinik bilgi, frozen makroskopisi, frozen tanısı, makroskopi, mikroskopi, Tanı, Not, Ek Rapor, Raporu düzenleyen asistan hekim, ve uzman hekimlerin isimleri ve unvanları.

14.1.18. Patoloji uzmanı tarafından onaylanmış raporlar bilgisayar üzerinden diğer hekimler tarafından yazıcıdan çıktı alınan şekliyle (pdf formatında) görülmelidir.

14.1.19. Patoloji raporu onaylandıktan sonra ek rapor düzenlenmesi mümkün olmalıdır.

14.1.20. Patoloji uzmanları sorumlu oldukları örneklerin listesine bir arayüzle ulaşabilmeli ve bu arayüzden rapor düzenleme ve onaylama ekranına geçiş yapabilmelidir. Bu arayüzde rapor onay süresi 15 iş gününü geçen olgular ayrı bir renk ile belirtilmelidir.

14.1.21. Rapor yazımında şablonlar oluşturulabilmelidir, şablonlar gerek rapor bazlı gerekse alan (makroskobi, mikroskobi, tanı gibi) bazında oluşturulabilmelidir.

14.1.22. Örneğe ait makroskopik ve mikroskobik resimler örnek numarası ile ilişkilendirilerek saklanabilmelidir.

14.1.23. Patoloji bölümünde yapılan ek işlemlerin (histokimya, immünohistokimya, immünofloresan, moleküler, ek rapor gibi) faturalandırma işlemlerine sonradan eklenebilmesi ya da gecikmiş fatura düzenlenmesi mümkün olmalıdır. Patoloji modülünden kapatılan sevklerin geçici oalrak açılabilmesi mümkün olmalıdır.

14.1.24. Bir hasta ile ilgili uyarı mesajı eklenebilecek ekran olmalı ve hastanede bu hasta ile ilgili her işlemi yapan kişinin bu uyarıyı görmesi sağlanmalıdır.

14.1.25. Performans puanları, raporların uzman tarafından sonuçlandırıldığı sırada, bu sonuçlandırma işlemini yapan uzmana kaydedilmelidir.

14.1.26. Patoloji bölümünün isteğine uygun olarak sitoloji-patoloji uyumu, frozen uyumu, rapor süresi, hata bildirimi, acil tanı (panik tanı) gibi kalite kontrol için kullanılan alanlar oluşturulmalıdır. Kalite kontrol alanları için gerektiğinde eklemeler ve düzeltmeler yapılabilmelidir.

14.1.27. Kalite kontrol için toplanan bütün veriler üzerinden dağılım grafikleri ve istatistiki raporların alınabilmesi, istatistiklere konu olacak verilerin programlarda kullanılmak üzere tanımlı formatlarda dışarı kaydedilmesi (excel, native, csv, xml gibi) mümkün olmalıdır.

14.1.28. Geçmiş sonuç raporları üzerinde çeşitli kriterlere göre sorgulama işlemi yapılabilmelidir. Patoloji raporunda görülen ve raporla ilgili olan ve hasta ile ilgili diğer veriler geriye dönük taranabilmelidir. Her bir alanın içeriği kelime bazlı (büyük, küçük harften etkilenmeyecek şekilde) taranabilmelidir. Tarama işlemi birden çok alanda ve, veya gibi birleştiriciler kullanılarak yapılabilmelidir. Tarih limiti ile aylık tüm raporların dökümünü almak mümkün olmalıdır. Tarama sonuçları excel, native, xml, cvs, sekmeyle ayrılmış metin dosyası olarak dışarı kaydedilebilmelidir. Bu yetkiler patoloji uzmanlarına ait olmalıdır.

14.1.29. Patoloji bölümünce düzeltilmesi istenen değişikliklerle ilgili belirli bir görevli olmalıdır. Rapor yazımı ve işlem düzeltilmesi ile ilgili sorunlar aynı gün içinde, yazılımda ya da kodda değişiklik gerektiren sorunlar ise makul bir sürede sonuçlandırılmalıdır.

14.1.30. Önceki sistemlerdeki raporlar (hali hazırdaki ve bir önceki) yeni sisteme eksiksiz bir şekilde aktarılmalıdır.

14.1.31. Patoloji talebi yapan servisler, taleplerinin durumunu sistem üzerinden online takip edebilmelidirler.

14.1.32. Hastanın geçmiş laboratuar, radyoloji, ameliyat ve epikriz kayıtlarına modül üzerinden erişilebilmelidir.

14.1.33. Patoloji raporlarının tüm alanlarının HBYS sisteminde log bilgileri oluşturulmalıdır.